مفهوم المكنز

يعرف محمد أتيم المكنز بأنة عبارة عن " قائمة استنادية بالوصفات أو مصطلحات التكشيف في نظام المعلومات ، فهو الأداة التي يعتمد عليها المكشف في الحصول على المصطلحات أو الواصفات المناسبة لوصف محتوى الوثائق ، وهو أيضا أداة الاسترجاع التي يعتمد عليها الباحث أو المستفيد من النظام في الاسترجاع" .

ومكنز الفولكلور هو قائمة بالواصفات المرتبطة بالتراث والمأثور الشعبي المصري وعلاقاتها التكافؤية والهرمية والترابطية ، ويكون ترتيب وعرض الواصفات وعلاقاتهما بما يخدم بكفاية وفاعلية في تحليل محتوى المادة الفولكلورية ، وتستخدم واصفات المكنز في تكشيف واسترجاع عناصر الظواهر الفولكلورية بوسائطها المتعددة.

الغرض من إنشاء المكنز:

1- المجال الموضوعي: المعتقدات والمعارف الشعبية - العادات والتقاليد الشعبية- الادب الشعبي- الفنون الشعبية

ومنهم من يدرج الادب الشعبي ضمن الفنون، كما اهتم البعض بتصنيف موضوع أو فرع واحد فقط مثل الموسيقى أو الأدب الشعبي أو الحكايات الشعبية.
2- نوع الانتاج الفكري:
الأوعية المسموعة: المادة الميدانية المسجلة على وسائط صوتية( كاسيت- ريل- أقراص ممغنطة...)
الأوعية المصورة: المادة المصورة على كروت أو شرائح (سلايدس أو أفلام ديجيتل)
الأوعية المرئية: شرائط الفيديو كاسيت المصورة ميدانيا أو التي حفظت على أقراص ممغنطة أو أفلام ديجيتل.
الأوعية المدونة: تشمل الكتب والدوريات المتخصصة والأطروحات الجامعية وأبحاث المؤتمرات والمخطوطات..إلخ
3- حجم الانتاج الفكري:
الانتاج الفكري في الاوعية المدونة يبلغ وحدة حوالي 7000 وعاء بأشكالة المختلفة خلال الفترة من عام 1940حتى عام 2000. أما الأوعية المسموعة- وهي تمثل العمود الفقري لعلم الفولكلور- فهي تستوعب آلاف الساعات المسجلة التي تشمل جميع موضوعات الفولكلور مما تحفل بة المراكز المتخصصة مثل : مركز دراسات الفنون الشعبية و مركز دراسات البحوث الاجتماعية والجنائية وأطلس الفولكلور .أما المواد المجسمة والمتحفية فهي تتضاعف .
4- نظام اختزان المعلومات في المكنز:إعداد قاعدة معلومات متخصصة تحوي جميع واصفات المكنز وقد اختبرت عمليا والآن يملك المكنز قاعددة معلومات مخصصة لتوثيق مواد الفولكلور.
5- المستفيدون:
الباحثون في محال الفولكلور (بفروعه المختلفة)
الباحثون في مجالات علم الاجتماع( وبخاصة الانثروبولوجيا الثقافية والاجتماعية )
الباحثون في مجال الادب العربي( خاصة الادب الشعبي والادب المصري)
الباحثون في مجال الفنون :الموسيقى –الفنون التشكيلية – المسرح- السينما – الرقص –البالية- الغناء)
المتخصصون في مجالات المتاحف الفولكلورية والانثوجرافية
القائمون على مكتبات الفولكلورية المتخصصة

6-موارد النظام:
الموارد المالية( تطبيق نظام المعلومات وكيفية تجميع المواد الفولكلورية التي سيتعامل معها المكنز)
الموارد البشرية(خريجو المعهد العالي للفنون الشعبية ، الباحثون بمركز دراسات الفنون الشعبية، الباحثون بأطلس الفولكلور المصري، الجامعون الميدانيون بقصور الثقافة، خريجو أقسام الفنون والاداب والاجتماع )
التجهيزات اللازمة ( أجهزة العمل – طابعات ملونة وعادية- ماسحات ضوئية –أجهزة تسجيل وتصوير رقمية- وحدة مونتاح- وحدة جمع ميداني...)

خصائص لغة الاسترجاع:

طبيعة اللغة – تخصيص اللغة –الشمول- مستوى الربط المسبق- بناء المكنز

جمع مصطلحات المكنز:

تتطلب جمع مصطلحات المكنز إتباع إحدى الطريقتين :
جمع المصطلحات من مصادر متعددة سواء من المعاجم وغيرها من المطبوعات أو من المتخصصين الموضوعيين.
جمع المصطلحات تجريبيا على أساس تكشيف مجموعة ممثلة من الوثائق التي تغطي المجال الموضوعي .
ومن المصادر التي أمكن الاعتماد عليها في الحصول على المعلومات في هذا المكنز :
قوائم المصطلحات _ ومن هذه القوائم:
شعبان عبد العزيز خليفة، ومحمد عوض العايدي. قائمة رؤوس الموضوعات الكبرى_ الرياض: دار المريخ، 1985
محمد فتحي عبد الهادي. قائمة رؤوس الموضوعات العربية في العلوم الاجتماعية (وقد قام فيها بتقسيم العلوم الاجتماعية إلى عشرة أقسام ويقع موضوع الفولكلور في القسم الثالث منها).
خطط التصنيف
أدلة العمل الميداني
الموسوعات والأطالس وقوائم المصطلحات
الكشافات ونشرات الاستخلاص
فحص الإنتاج الفكري أو التكشيف الفعلي للوثائق
فحص أسئلة المستفيدين وآراء الخبراء

تصنيف وتسجيل الواصفات:

في بداية العمل تم الاعتماد على التصنيف الرباعي لموضوعات الفولكلور والطريق الثانية تقوم على رصد المصطلحات في شقيين رئيسيين: الأول جمع المصطلحات التي تندرج تحت الموضوع المختار ثم تصنيفها من العام إلى الخاص والثاني :ربط كل موضوع فولكلوري بغيرة من الموضوعات الأخرى. وبعدها ظهر تصنيف جديد لموضوعات الفولكلور يقوم على ستة أقسام: ( موضوعات الفولكلور العامة، المعتقدات والمعارف الشعبية، العادات والتقاليد ،الأدب الشعبي، الفنون الشعبية، الثقافة المادية

وتأتي أشكال الواصفات :

واصفات بسيطة : هي الواصفات التي تتكون من كلمة واحدة مثل( الأعشاب ، الوشم)

الواصفات المركبة: هي التي تتضمن كلمتين بينهما رابط مثل( أدعية الزواج، جماعات الجن)

الواصفات المعقدة: تمثل جمل لغوية أو عبارة مفيدة مثال: أحداث السيرة الهلالية

أسماء الاعلام: رصد الشخصيات المؤسسة لعلم الفولكلور فضلا عن المبيدعين في المجال، كما يتضمن المؤسسات المهتمة بالفولكلور في مصر مثل: مراكز الفولكلور مؤسسات الحرف التقليدية.

مجلدات المكنز:

ينقسم المكنز إلى مجلدين رئيسيين:
1- القسم المصنف : يشمل الواصفات الفولكلورية حسب التصنيف الموضوعي لها وهي ستة موضوعات رئيسية وهو يتبع القسم الهرمي للموضوعات من العام إلى الخاص للأكثر خصوصية.
2- القسم الرئيسي: ويشمل الواصفات الفولكلورية الموجودة بالقسم المصنف فضلا عن الواصفات غير المستخدمة . ورتب هذا القسم ترتيبا هجائيا يمكن القائم بعملية التوثيق من الحصول على الواصفة المناسبة للعنصر الذي يقوم بتوثيقه؛ إذ يشمل جميع العلاقات التي تربط بين المصطلح ونظائره في نفس القسم والأقسام الأخرى.

الرموز المستخدمة:

· (ت و) : تبصره توضيحيةscop note يذكر فيها شرح مختصر للمصطلح أو طريقة استخدامه.
· (م ع): المصطلح الأعراضBroder Term أي أعم أو أعلى من المصطلح المذكور
· (م ض): المصطلح الأضيقNarrower Term أي أكثر تخصصا من المصطلح المذكور
· (س ل): أي مستخدم لـ Used for ويرمز للمصطلحات المستعملة المساوية لمعنى مصطلح آخر.
أما إذا كان المدخل (لا- واصفة) فيتضمن إحالة على النحو التالي:
· (ا س): بمعنى استخدم Use ويرمز للمصطلحات غير المستخدمة حيث يشير إلى استعمال مصطلح آخر مستخدم.

تحديث المكنز

1- إضافة المداخل أو المصطلحات الوصفية الجديدة

2- حذف بعض المصطلحات الكشفية ( التي ثبت أنها غير مفيدة )

3-تفريع بعض المصطلحات الكسفية إلى عدد من المصطلحات الكشفية الأكثر منها تخصصا

4- تعديل تعريف أو تحديد أو استعمال بعض المصطلحات الكشفية وخصوصا تعديل الحدود الفاصلة بين مصطلحين ، وما يترتب على هذا التعديل من تغيير في تعريف كل منهما.

5- إضافة أو حذف بعض علاقات الترابط أو النسب بين المصطلحات

وسوف يصدر كل خمس سنوات مثلا طبعة جديدة تضم التعديلات والإضافات المقترحة.